Dle vízového kodexu by členské státy schengenského prostoru měly mít své diplomatické zastoupení ve všech státech, na jejichž občany se vztahuje vízová povinnost. Pokud některý schengenský stát v určité zemi vlastní konzulát nemá, může se zde ve vydávání schengenských víz nechat zastupovat jiným schengenským státem.

Zastupování umožňuje žadatelům podat žádost v zemi obvyklého pobytu, aniž by museli cestovat na příslušný konzulát v jiné zemi a zjednodušuje tak podání žádosti o schengenské vízum. 

ČR za tímto účelem uzavírá s dalšími schengenskými státy dohody o zastupování při udělování schengenských víz v zemích, kde nemá vlastní diplomatické zastoupení a na jejichž občany se vztahuje vízová povinnost. Obdobně ČR zastupuje jiné schengenské státy tam, kde je přítomna.

Žádost se podává podle pokynů zastupujícího konzulátu, který také rozhoduje o udělení víza.

I případné odvolací řízení se řídí právem státu, jehož konzulát žádost přijal a rozhodl o ní, a vedou jej  správní orgány tohoto zastupujícího státu.

V případě rodinných příslušníků občanů ČR může nastat situace, že vízum nebude uděleno z důvodu chybějícího tzv. „vnitrostátního dorovnání“ (tzn. rozšíření aplikace Směrnice Evropského parlamentu a Rady  2004/38/ES, o právu občanů Unie a jejich rodinných příslušníků svobodně se pohybovat a pobývat na území členských států i na nemigrující rodinné pří­slušníky občanů daného členského státu) v právním řádu zastupujícího členského státu schengenského prostoru.

Žádosti o dlouhodobá víza nejsou vyřizovány v rámci zastupování a nadále je nutné podat žádost na místně příslušném konzulátu ČR.